Tijd en kosten besparen op de urenregistratie met Powerapps

Als ondernemer, werkgever of manager herken je wellicht de uitdagingen van de handmatige urenregistratie: uren- of zelfs dagenlang bezig zijn met het invoeren van werktijden in Excel. Dit is niet alleen tijdrovend maar ook enorm foutgevoelig. Je schakelt heen en weer met medewerkers waardoor je nog meer vertraging oploopt. Niet meer weten wanneer iemand heeft gewerkt, hoe lang ze hebben gewerkt en waar ze hebben gewerkt heeft invloed op zowel de urenregistratie als de reiskostenvergoedingen.

Dit kost niet alleen veel tijd maar is ook foutgevoelig. Voor degenen die verantwoordelijk zijn voor deze taak, kan het bijzonder frustrerend zijn. Je denkt misschien: er zijn toch genoeg bedrijven met kant-en-klare softwareoplossingen voor urenregistratie? Dat klopt! Echter zijn deze oplossingen vaak standaard, kosten ze jou veel per individuele gebruiker en zijn ze niet afgestemd op jouw specifieke behoeften. Laat me je meenemen in een goedkoper en efficiënter alternatief: een maatwerk applicatie, gemaakt met PowerApps!

Power Apps is een krachtige Microsoft tool waarmee je moeiteloos aangepaste zakelijke apps kunt bouwen, zonder de noodzaak van uitgebreide programmeerkennis. Met intuïtieve drag-and-drop functies en eenvoudige integratiemogelijkheden met andere Microsoft-producten, stelt Power Apps jou in staat om snel en efficiënt apps te ontwikkelen voor verschillende doeleinden, zoals bijvoorbeeld de urenregistratie:

Wanneer de medewerker inlogt met een Microsoft-account, verschijnt het beginscherm met twee knoppen om naar specifieke schermen te navigeren, de urenregistratie en het reiskosten scherm. Vervolgens is het tijd om de gegevens in te voeren:

In het urenregistratiescherm kan de medewerker gegevens invoeren zoals het type uren, omschrijving van de uren, welke week en het aantal uren per dag. De ingevoerde gegevens worden verzonden bij het indrukken van de ‘Uren indienen’-knop. Vervolgens kun je als gebruiker teruggaan naar het beginscherm of extra uren toevoegen voor een andere week met de ‘Uren toevoegen’-knop.

Zoals je al merkt is de applicatie aanpasbaar, bijvoorbeeld met een trigger voor de manager om verlofaanvragen goed te keuren, of om uren pas in rapportages op te nemen nadat ze zijn gecontroleerd. Zo kun je de app aanpassen aan jouw specifieke wensen en onnodige functies vermijden.

Naast de urenregistratie is het ook van belang om te weten of medewerkers op kantoor of vanuit huis hebben gewerkt. Ook dit kun je medewerkers laten registreren in de App, voor eenvoudigere reiskostenberekeningen. Per week en dag geven ze aan waar ze hebben gewerkt en deze informatie wordt naast de uren opgeslagen op de aangewezen Sharepoint-locatie.

Wat kun je vervolgens met de ingevoerde uren en reiskosten?

Alle verzamelde gegevens worden opgeslagen in een speciaal ontworpen SharePoint-omgeving. Dit is niet alleen als een gestructureerde en veilige opslagplaats, maar opent ook de deur naar rapportagemogelijkheden. Door gebruik te maken van de integratie met Power BI, heb je de mogelijkheid om diepgaande analyses uit te voeren en waardevolle inzichten te verkrijgen op basis van de uren en reiskosten van jouw medewerkers.

Door deze gegevens in één overzicht te verwerken in een Power BI dashboard kun je snel trends, patronen en mogelijke optimalisatiemogelijkheden identificeren.
Of het nu gaat om het beheer van arbeidsuren, inzicht in verlofuren of het in kaart brengen van reiskosten, met een Power BI dashboard heb je alle instrumenten beschikbaar om dit op een visueel aantrekkelijke en vooral begrijpelijke manier te presenteren.

Door het in gebruik nemen van PowerApps voor de urenregistratie beschik je over de gegevens die medewerkers zelf hebben ingevoerd en tegen een lager tarief dan andere kant-en-klare softwareoplossingen. Zo bespaar jij tijd en geld, en is de foutgevoeligheid een stuk verlaagd!

Wil jij ook tijd en kosten besparen op de urenregistratie?