Inloggen

The Reporting Agency x Arets Ergonomie: Automatisering en datagedreven werken

Arets Ergonomie is een internationaal opererende register bedrijfsfysiotherapeut die haar diensten aanbiedt in Nederland, België en Duitsland. Als bedrijfsfysiotherapeut zijn zij geen behandelaar, iets wat de naam wellicht wel doet vermoeden, maar bieden zij een systeem dat de thuiswerkplek van werknemers in kaart brengt. Arets Ergonomie verzorgt analyses, advies over beleidsvraagstukken, werkplekinrichting en begeleiden individuele werknemers bij bestaande lichamelijke klachten.

In Nederland, België en Duitsland is het zo geregeld dat de werkgever moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek welke aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast – ook wel de zorgplicht genoemd. Dit geldt ook voor je thuiswerkplek. Algemeen bekend is dat het thuiswerken een vogelvlucht heeft genomen tijdens de coronapandemie en de verwachting is dat dit (deels) zo zal blijven. Arets Ergonomie leverde voorafgaand aan de pandemie al checks voor de werkplek op kantoor, en startte daarnaast met het ontwikkelen van een online check voor de thuiswerkplek. ‘In crisistijd accepteren mensen tijdelijk wel een wat minder comfortabele werkplek, maar hoe langer de crisis duurde, des te meer vraag er kwam naar – naast een goede bureaustoel – een scan voor de thuiswerkplek. Deze check gaat een stuk verder dan alleen wat meubilair en geeft werkgevers inzicht in wat werknemers écht nodig hebben om gezond thuis te werken. De online enquête is een full scan die de thuissituatie van de werknemer in beeld brengt, waarbij we onder andere ingaan op thema’s als veiligheid, werkgedrag en sociale aspecten. De scan is voor iedereen vanuit huis toegankelijk, mede omdat de coronapandemie dit vereiste’, aldus eigenaar Maurice Arets.

AUTOMATISERING WORKFLOW

‘Binnen Arets Ergonomie speelden eigenlijk twee zaken’, stelt Michel Büchner (Oprichter, The Reporting Agency). ‘Enerzijds moest de enquête workflow geautomatiseerd en online gebracht worden zodat elke werknemer vanuit huis de scan kon invullen. Anderzijds moest de verkregen data uit deze enquête automatisch inladen in een persoonlijk dashboard per werknemer. Gezien Arets Ergonomie op dat moment haar klantportfolio flink aan het uitbreiden was ontstond daarnaast de behoefte aan managementinformatie, zowel op eigen niveau als op klantniveau. Naast individuele aandacht en preventie van lichamelijke klachten wilde Arets Ergonomie haar klanten namelijk inzicht geven op bedrijfsniveau en hierin aan het einde van een scan periode als sparringpartner en adviseur kunnen optreden. Voor bedrijven ontzettend waardevol omdat het in een oogopslag duidelijk is wat goed gaat en wat minder gaat’, aldus Michel. ‘Flexibiliteit is hierin belangrijk, we treden op als vooruitstrevende expertise partner, waarbij we samen met klanten optrekken om inhoud en aanpak af te stemmen. Ieder bedrijf is anders en daar willen wij onze scan op kunnen aanpassen. Daarnaast is data protectie ontzettend belangrijk in ons vak, we werken met persoonsgebonden en soms gevoelige informatie, daarin hebben we richtlijnen te volgen’, aldus Maurice.

Vanuit The Reporting Agency was Joep Martens (Power BI Consultant) verantwoordelijk voor het automatiseren van de workflow en het ontwikkelen van de dashboards. Maurice nam de rol van opdrachtgever op zich en was nauw betrokken bij het proces. Maurice vertelt hierover: ‘Wij zijn expertise partner voor onze klanten, The Reporting Agency is dat voor ons, daardoor was er direct een klik. Dit zorgde ervoor dat we snel op het juiste spoor zaten en mijn ideeën gevisualiseerd konden worden in een dashboard’. Na drie maanden kon de eerste klant ge-onboard worden, wat betekende dat 400 werknemers een e-mail kregen met inlogcode, om vervolgens de check in te vullen en binnen een dag een dashboard per e-mail te ontvangen. Resultaten werden vervolgens door The Reporting Agency geconsolideerd en aan zowel Maurice als aan de klant van Arets Ergonomie beschikbaar gesteld in het TRA-portaal. ‘Zo’n eerste onboarding is altijd spannend, je komt kinderziektes tegen en moet als dienstverlener continu beschikbaar zijn om bugs in de workflow op te kunnen lossen. Dat hoort bij een nieuw product en vereist korte lijnen’, aldus Michel. ‘Je moet kort op de bal zitten en je eigen product goed begrijpen, bij de klant moet het ook duidelijk zijn dat zij eigenlijk onderdeel zijn van een pilot fase, dit vergt afstemming en open communicatie. Op zo’n moment is het fijn om een sparringpartner te hebben’, vult Maurice aan.

VAN PILOTFASE NAAR GROEI

Na deze pilot fase en eerste onboarding volgden andere klanten in een rap tempo. De samenwerking tussen Arets Ergonomie en The Reporting Agency is op basis van gebruik, er wordt betaald voor wat er wordt afgenomen en Arets heeft hierin groeiruimte. Wanneer een klant een net wat andere enquête vereist, denk aan een wijziging in taal of een bijkomende eis voor de thuiswerkplek dan trekken TRA en Arets samen op om dit te implementeren. ‘Het is fijn om een partner als The Reporting Agency te hebben die je ontzorgt, snel schakelt en uitgebreide expertise heeft op gebied van automatisering en data. Uit mijn klantenkring krijg ik terug dat de dashboards snel inzicht geven in knelpunten en onderwerpen waarop ingegrepen moet worden – daarnaast helpen de dashboards ook in mijn eigen salesproces. Simpel, duidelijk en direct bruikbaar. Het product is continu in ontwikkeling en daarbij is een efficiënte samenwerking key. Dit stelt mij simpelweg in staat om mij te focussen op waar ik goed in ben, namelijk het verbeteren van thuiswerk situaties en lange termijn inzet van werknemers’, aldus Maurice.

Loop je nou ook tegen het vraagstuk automatisering, dashboarding of datamanagement aan dan adviseert Maurice, als inmiddels ervaringsdeskundige, om klein te beginnen en de eerste drie maanden als pilot fase te zien. ‘Belangrijk is om je te realiseren dat er een continue feedbackloop met The Reporting Agency is om een zo goed mogelijk product neer te zetten, en daarmee in je eigen agenda rekening te houden voor afstemming. Dit zorgt in het latere proces voor een geoliede machine, een fijne samenwerking en bovenal een zeer waardevol product’, aldus Maurice. Michel is het hiermee eens, ‘we zien vaak klanten die alles in een keer willen en daarbij de binnenbocht willen nemen, aan ons de taak om hierin terug te duwen en de klant te helpen op de weg naar een zo ideaal mogelijk product of proces’.

Bel me terug