Webinar recap: Slimmere financiële Power BI dashboards voor het MKB – TRA & Dataddo

Jouw organisatie werkt met een boekhoudsysteem, bijvoorbeeld Exact Online. Een populair cloudgebaseerd softwareplatform dat specifiek is ontwikkeld voor boekhouding, facturering en bedrijfsprocessen – vooral voor het MKB. Het systeem zorgt ervoor dat de financiële administratie eenvoudig beheerd kan worden – denk aan het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het opstellen van facturen en het registreren van banktransacties. Echter, zoals bij veel boekhoudsystemen het geval, je loopt aan tegen de tekortkomingen: de rapportagemogelijkheden. Jouw boekhoudsysteem geeft jou beperkt inzicht in hoe jouw organisatie er nu écht voorstaat, en dat terwijl een van de doelstellingen is om meer data-gedreven te gaan werken. Herkenbaar? Voor ons de reden om in samenwerkingen met onze API-partner Dataddo een webinar te organiseren: ‘Slimmere financiële Power BI dashboards voor het MKB’.

Tijdens dit webinar gingen Dennis de Gier (Managing Consultant, The Reporting Agency), Gonnie Levy-Tuurenhout (Sr. Power BI Consultant, The Reporting Agency) en Marek Mica (Partnerships Manager, Dataddo) in op de tekortkomingen van boekhoudsystemen  op gebied van rapportages en dashboards én op de mogelijkheden die Power BI hiervoor biedt. Dit deden zij aan de hand van een Exact Online voorbeeld. Kijkers kregen de mogelijkheid vragen te stellen en na afloop werd een Power BI template inclusief instructievideo gedeeld.

Wat doet Dataddo?

Dataddo is een no-code data-integratieplatform dat bedrijven in staat stelt gegevens van verschillende bronnen te verzamelen, te combineren en te analyseren. Ze ontwikkelen en onderhouden API’s voor een verscheidenheid aan systemen, waaronder Exact Online. Waar nodig worden nog niet ontwikkelde API’s op maat gebouwd en aan onze klanten aangeboden. Voordeel voor klanten is dat zodra er iets in een bronsysteem veranderd, zij de API aanpassen en jij altijd verzekerd bent van een werkende connectie. Deze API’s koppelen wij aan Power BI dashboards, om zo automatisch data uit verschillende bronnen te combineren en in te laden in onze Power BI dashboards. Marek: ‘Onze API’s zorgen ervoor dat jij bepaalt welke data jij wel en welke data jij niet binnenhaalt, ze bieden de mogelijkheid te selecteren en uit te sluiten. Dit gaat middels tabellen. Het zorgt ervoor dat onze klanten real-time inzicht hebben in hun data en deze in kunnen laden in hun rapportages of dashboards’.

Organisaties hebben beperkt inzicht in eigen data, wat het nemen van data-gedreven beslissingen in de weg staat

Tijdens het webinar gingen we gezamenlijk in op de vraag wat er mist in financiële rapportages binnen het MKB – waar hebben zij behoefte aan maar worden zij niet in voorzien? Dennis de Gier: ‘Een veelvoorkomend probleem binnen deze organisaties is de beperkte datatoegang. Het komt vaak voor dat alleen de financiële afdeling of externe accountants toegang hebben tot de boekhoudsoftware, maar andere belanghebbenden binnen de organisatie beperkt zijn in hun toegang tot de financiële gegevens. Ook dure licenties, beperkte kennis en onvoldoende interesse in een complex boekhoudsysteem kan de gemiddelde ondernemer ervan weerhouden te sturen op de inhoud van het boekhoudsysteem. Vervolgens zijn de dashboards die ze wel ontvangen vaak statisch en lastig te interpreteren’.

Conclusie? De meeste directeuren, DGA’s en ondernemers binnen het MKB blijven sturen op onderbuikgevoel, simpelweg omdat de mogelijkheden van de systemen data-gedreven beslissingen in de weg staan. Echter, accuraat inzicht in zaken als winst en verlies, werkkapitaal, prognoses, uitstaande debiteuren en cashflow is essentieel voor hem nemen van weloverwogen beslissingen. Gonnie Levy – Tuurenhout: ‘Daar komt nog eens bij dat binnen de afzonderlijke afdelingen de focus ligt op eigen KPI’s, ook wel de silo mentaliteit genoemd. Deze silo mentaliteit leidt tot een gebrek aan uniforme waarheid. Het samenvoegen van gegevens en daarmee databronnen betreft echter een tijdrovende en foutgevoelige klus. Eindstand? Organisaties besteden veel meer tijd aan het maken van rapportages dan aan de daadwerkelijke analyse ervan’. Het is van groot belang dat alle relevante stakeholders binnen een organisatie toegang hebben tot de benodigde financiële en niet-financiële stuurinformatie. Hierdoor kunnen zij op basis van actuele en betrouwbare data de juiste beslissingen nemen die het bedrijf vooruit helpen. Maar hoe realiseer je dit zo eenvoudig en snel mogelijk?

Besluitvorming verbeteren door middel van een Power BI dashboard

Binnen Power BI breng jij al jouw relevante databronnen samen, heb je de mogelijkheid om kruisverbanden te leggen en de visualisaties te kiezen die jou aanspreken. Een Power BI dashboard wordt op maat gebouwd en geeft inzicht in KPI’s die voor jou van waarde zijn. Iedere organisatie is anders, iedere cultuur is anders. Jij bepaalt wie er toegang heeft tot de Power BI dashboards, jij bepaalt welke zaken voor jou relevant zijn en welke niet. Een directe koppeling, ofwel API, zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment real-time inzicht hebt in jouw bedrijfsvoering en resultaten. Je elimineert handmatige handelingen en tijdrovende processen.

Microsoft investeert niet alleen veel in Power BI, maar ook in hun andere tools als Power Apps en Power Automate. Dit kan je weer verder helpen bij automatisering, en het biedt de mogelijkheid om meerdere databronnen te integreren voor nóg beter inzicht in jouw organisatie. Hiermee bespaar je veel tijd en kosten wat betreft het ontsluiten, integreren en visualiseren van jouw data – en kan je snel en effectief aan de slag met alle juiste stuurinformatie op een plek.

Webinar gemist?

Tijdens het webinar  ‘Slimmere financiële dashboards voor het MKB’ deelden wij tips over waar op te letten en hoe een systeem als Exact Online te koppelen aan Power BI. Daarnaast deelden we naar afloop een gratis template om zelf aan de slag te gaan. Benieuwd naar hoe een Exact Online dashboard in Power BI eruit kan zien? Klik dan hier. Wil je de webinar “Slimmere financiële dashboards voor het MKB” op je gemak terugkijken? Dat kan hier!

Ontbreekt het je aan de tijd of kennis om hier zelf mee aan de slag te gaan of heb je nog geen helder beeld van wat wel relevant is en wat niet? Onze consultants denken graag met je mee, laat via deze link jouw gegevens achter en wij nemen contact op om dit vrijblijvend te bespreken.

Een instructievideo: koppel Exact Online aan Power BI 

Meteen zelf aan de slag? Kijk onderstaande instructievideo en koppel jouw boekhoudsysteem met Power BI.