Inloggen

Power BI implementatie binnen MKB – 3 valkuilen

Vooral consultants stellen dat Power BI de heilige graal is om op eenvoudige wijze data te ontsluiten en zodoende inzichten te creëren om de organisatie mee te kunnen sturen.  Zeker is dat het relatief makkelijk te implementeren is. Ook de visualisatiemogelijkheden binnen Power BI zijn legio en helpen om inzicht te krijgen. En, afhankelijk van de datastructuur van de onderliggende bronnen, stelt het je in staat in te zoomen op een lager niveau zodat je bij de brondata komt en zodoende oorzaak-gevolg verbanden kunt analyseren. Drie heldere argumenten om Power BI aan te schaffen, ook voor een gemiddeld MKB-bedrijf.

Voor een gemiddeld MKB-bedrijf is de praktijk is echter een stuk weerbarstiger. Ware het niet dat als het zo eenvoudig zou zijn iedere organisatie over mooie dashboards zou beschikken die hen in staat stelt te sturen. Een goed begin is het halve werk, dus ga je aan de slag met Power BI, hou dan rekening met een drietal bekende uitdagingen.  

  1. Power BI is “eenvoudig” te implementeren is relatief. Voor iemand die beschikt over analytische vaardigheden en bovengemiddelde Excel/MS-Office kennis is een implementatie vaak nog te doen, mits deze persoon ruim in zijn of haar tijd zit. Wat vervolgens vaak onderschat wordt is het beheer en onderhoud van de Power BI omgeving. Dit vergt nu eenmaal tijd en aandacht. De vraag naar dashboards en stuurinformatie neemt alleen maar toe, wat ervoor zorgt dat organisaties vaak afhankelijk blijven van externe consultants.
  2. Antwoord op vragen als ‘waar wil je nu echt op sturen?’ en ‘welk dashboard gaat je meer inzicht geven?’ is een stap die te vaak wordt overgeslagen of waarvoor te weinig tijd wordt gemaakt. Waar men gewend is op onderbuikgevoel te sturen zien we dit vaak doorschemeren in het type dashboard dat intern gebouwd wordt. Na 2 of 3 updates neemt het enthousiasme zienderogen af omdat men eigenlijk nog steeds geen betekenis aan de cijfers kan geven die in het dashboard gepresenteerd worden. Dit kan komen door onjuiste KPI’s, brondata die vervuild is, of het ontbreekt aan context van de cijfers (denk aan vergelijkingen met vorig jaar, budget, doelstellingen, tussen vestigingen, saleskanalen e.d.).
  3. Gebrek aan continuïteit in updates van bestaande Power BI dashboards en het borgen van kennis. Dit is voor grote organisaties vaak al lastig, laat staan voor MKB- bedrijven en zeker in deze overspannen arbeidsmarkt. Hoe waarborg je dat iedere keer als jij jouw dashboards nodig hebt (denk aan een MT-overleg, een gesprek met de bank, een wekelijkse stand up) deze ook ge-update zijn en data weergeven over de periode die jij wilt bespreken of analyseren? Zorgen dat de vergaarde inzichten niet verloren gaan is hierbij cruciaal, daar juist de benchmark en/of kruisverbanden waarde geven aan data en zouden moeten leiden tot het nemen van betere besluiten.

Kortom voor een MKB-bedrijf zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden bij een Power BI implementatie. Creëer de juiste randvoorwaarden, bedenk kritisch welke inzichten je echt wilt hebben en een verschil voor jouw organisatie gaan maken (niet éénmalig maar structureel) en overweeg of uitbesteding van het beheer van het rapportage proces (van brondata naar Power BI dashboard) een optie voor je is. De continuïteit is geborgd, je hoeft geen dure externe Power BI kennis in huis te halen en jij kan je met de juiste inzichten volledig focussen op het verbeteren van de organisatie. 

Bel me terug