KPI’s & Project Management – wat maakt een goede KPI?

Een project heeft een kop en een staart en in de tijd daartussen wil je weten waar je staat. Juist tijdens projectmatig werk is daarom het tracken en monitoren van KPI’s van groot belang. Het gaat hierbij niet om de hoeveelheid data, maar om de juiste data op het juiste moment.

Project KPI’s zijn op te delen in vier categorieën: 1. Timelines, 2. Budget, 3. Kwaliteit en 4. Effectiviteit. Wordt het project op tijd afgerond? Klopt het kostentechnisch? Wat is de output van het project? Heb je jouw tijd en geld goed besteed of was het mogelijk het project strakker te managen? Allemaal vragen waar je antwoord op wilt als project manager. Daarmee is de alles overstijgende vraag natuurlijk: wat heeft het mij gekost, en wat heeft het mij opgeleverd – oftewel: Return on Investment (ROI). Ter inspiratie zetten we   een aantal voorbeelden van KPI’s voor jou op een rij:

Timelines KPI’s

• Cycle time – Hoeveel tijd kost een bepaalde taak of activiteit (vooral waardevol voor taken en activiteiten die veelvuldig voorkomen).
• Time spent – Totale tijd die het team heeft besteed aan het project (per week, maand of tijdens de duur van het hele project)
• FTE dagen vs. Kalender dagen – Welk percentage van de werkweek spendeert een teamlidr aan dit project?
• Resource capaciteit – Aantal mensen dat aan het project werkt vermenigvuldigt met de tijd die zij hiervoor beschikbaar hebben.
• Geplande uren vs. Tijd gespendeerd: Hoeveel tijd had je verwacht te besteden en hoeveel heb je daadwerkelijk besteed.

Budget KPI’s

• Budget variance – Hoeveel de werkelijke kosten afwijken van het vooraf gestelde budget
• Line items in Budget – Geeft weer waar het budget precies aan gespendeerd is.
• Budget to go – Het budget wat nog over is om het project af te ronden. De geplande kosten voor wat er nog gedaan moet worden.

Kwaliteit KPI’s

• Klant tevredenheid – % klanten dat tevreden is
• Net promotor score – % klanten dat terug zou komen en het aan zou raden
• Aantal ‘rework’– Hoe vaak moeten zaken opnieuw worden gedaan/uitgevoerd in een project
• Klant klachten (intern/extern) – Aantal klachten
• Medewerker Churn rate – Percentage team members dat het bedrijf hebben verlaten vs. Turnover in het team.

Effectiviteit KPI’s

• Aantal deliverables binnen tijd opgeleverd – Worden taken en deliverables tijdig opgeleverd en uitgevoerd?
• Initiële investering – Hoeveel resources/funding had je nodig om het project überhaupt te starten?
• – % van project uren die gefactureerd kunnen worden of doorbelast richting de klant (intern of extern).

Zoals gezegd is niet de hoeveelheid KPI’s de crux, maar het gebruik van de juiste. KPI’s moeten focus en duidelijkheid geven, ze moeten helder en simpel weergeven waar jij staat met jouw project. Definieer KPI’s daarom altijd S.M.A.R.T, oftewel: Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-Bound. Zorg er daarnaast voor dat jouw KPI’s vastgesteld zijn voor de start van het project en het voor iedereen duidelijk is waar jij als project manager op gaat sturen.