Michel Büchner neemt je mee: ‘Het belang van data integratie’
Wanneer organisaties groeien, meer medewerkers in dienst nemen en hun bedrijfsprocessen uitbreiden, neemt ook de hoeveelheid data toe. Je eindigt vaak met een combinatie van verschillende systemen, spreadsheets, documenten en softwaretools. Op het moment dat een organisatie in korte tijd exponentieel is gegroeid zien we vaak dat de backoffice dit niet heeft kunnen bijbenen, wat zorgt voor een wirwar aan tools en een gebrek aan inzicht. In beide gevallen is de vraag ‘hoe beheer je al die data en creëer je een duidelijk overzicht?’. Het antwoord? Data integratie!
Organisaties werken vaak met allerlei verschillende softwaretools, systemen en losse documenten. De kans is groot dat er op deze manier inconsistenties ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan klantnamen die in meerdere bronnen worden gedocumenteerd, maar elke keer net even anders vastgelegd worden. Dit soort verschillen leiden logischerwijs tot verwarring, fouten en inefficiëntie – helemaal wanneer gegevens handmatig moeten worden bijgewerkt. Dit kan je voorkomen door data uit verschillende bronnen automatisch te exporteren en te consolideren, bijvoorbeeld in een Power BI dashboard.
Welke 4 voordelen levert data integratie op?
1. One single version of the truth
Als verschillende afdelingen werken met hun eigen systemen en documenten is het eenvoudig om het overzicht te verliezen. En dat terwijl de waarde van data vaak in de combinatie zit. Door data uit verschillende bronnen te consolideren ontstaat er een overview, een totaalplaatje met nauwkeurige en complete inzichten. Het levert nauwkeurige stuurinformatie op, iedereen kijkt op hetzelfde moment naar dezelfde cijfers.
2. Verbeterde strategische besluitvorming door forecasting
Op het moment dat jij uit verschillende hoeken van de organisatie data hebt verzameld ben jij in staat om patronen, trends en verbanden te ontdekken die je anders wellicht over het hoofd had gezien. Je beschikt op het juiste moment, over de juiste stuurinformatie en kunt gecontroleerd beslissingen nemen. Onderbuikgevoel volgen kan soms goed zijn, maar sturen op feiten zorgt voor rust. Buiten dat data integratie ervoor zorgt dat jij eenvoudig kunt terugkijken hoe het afgelopen kwartaal is geweest, stelt het je op een gegeven moment in staat om vooruit te gaan kijken, om te voorspellen en vervolgens tijdig te kunnen bijsturen. Resultaat? Verbeterde strategische besluitvorming.
3. Operational Excellence
Door een stuk automatisering is het mogelijk om dubbel werk te elimineren, dubbele registratie in verschillende systemen is niet meer nodig. Door data goed te transformeren is het mogelijk om uit alle losse databronnen essentiële informatie te ontsluiten, zonder dat je dit handmatig hoeft op te zoeken of aan te vullen. Zowel jij als jouw medewerkers levert dit tijd op, tijd die beter besteed kan worden aan het verder uitbouwen de organisatie of de analyse van data ten behoeve van besluitvorming.
4. Innovatie en concurrentievoordeel
Door meerdere bronnen te combineren krijg je niet alleen een goed en compleet beeld van jouw eigen organisatie, maar ook van de markt. Het stelt jou in staat om trends in de markt te ontdekken, beter inzicht te krijgen in de behoeften van jouw klanten en snel te anticiperen op veranderingen. Het zorgt ervoor dat jij jouw voorsprong op de markt behoudt en kunt focussen op verdere innovatie.
Hoe integreer je de data?
Met behulp van een Business Intelligence tool als Power BI is het relatief eenvoudig om meerdere databronnen te combineren, structureren en uiteindelijk visualiseren. Met Power Query kun je gemakkelijk gegevens uit verschillende bronnen koppelen, de gegevens transformeren zodat ze aan je behoeften voldoen, en ze vervolgens laden in je Power BI dashboard. Met behulp van Power Query hernoem je bijvoorbeeld kolomnamen, verander je eenvoudig het datatype van tekst naar getallen of verwijder je specifieke rijen. Allerlei manieren om ervoor te zorgen dat de data uit meerdere bronnen gereed is om te verwerken in de rapportage. Door het transformeren en combineren van data voorkom je discrepanties tussen meerdere bronnen en heb je sneller in- en overzicht op jouw organisatie.
Waarom Power BI?
Power BI biedt de mogelijkheid om een verscheidenheid aan databronnen te integreren, wat zorgt voor een holistisch beeld van bedrijfsprestaties. In tegenstelling tot andere BI tools biedt Power BI een breed scala aan rijke en dynamische visualisatie mogelijkheden. Daarnaast is het mogelijk om op basis van historische en actuele data scenario’s te ontwikkelen. Door in de geïntegreerde data trends te identificeren is het mogelijk om scenario’s te simuleren – en zeg nou eerlijk, welke eigenaar, directeur of manager zou niet graag een kijkje in de toekomst nemen als input voor de beslissing die vandaag op je bord ligt?
