Terug naar alle berichten

Efficiënt financiële rapportages opstellen met Power BI

Als finance manager of controller sta jij vaak voor de uitdaging om nauwkeurige rapportages te leveren onder tijdsdruk. Aangezien traditionele tools zoals Excel tijdrovend en foutgevoelig kunnen zijn, vooral wanneer meerdere datastromen handmatig verwerkt worden, biedt Power BI een oplossing. Door middel van visualisaties en automatisering zorgt het voor efficiëntere financiële rapportages en minder fouten.

Waarom Power BI voor finance?

  1. Automatische data-integratie:
    Met Power BI kun jij direct verbinden met verschillende boekhoudsoftware, waardoor de data geautomatiseerd uit het systeem wordt ontsloten. Hierdoor worden handmatige exports overbodig, wat direct tijd bespaart en de foutgevoeligheid flink verlaagd. Zodra het datamodel eenmalig is ingericht en het financiële dashboard staat, is het enkel een kwestie van controleren bij een nieuwe update van de data en voilà, jouw financiële rapportages staan weer klaar.
  2. Realtime inzichten:
    Met Power BI beschik je altijd over up-to-date cijfers, wat vooral handig is bij het monitoren van cashflow, omzet en kosten. Bijvoorbeeld, wanneer de omzet vanuit een kassasysteem of de webshop realtime wordt bijgehouden in jouw boekhoudpakket, is het fijn om dit ook realtime te kunnen monitoren in een finance dashboard in Power BI. Zo ben je niet meer afhankelijk van vaste maandafsluitingen om te analyseren en de organisatie bij te sturen.
  3. Gebruiksvriendelijke visualisaties:
    Financiële data wordt overzichtelijk gepresenteerd in interactieve dashboards, zodat trends en afwijkingen direct zichtbaar zijn. Dankzij de gebruiksvriendelijke visualisaties is de vertaalslag naar de operatie eenvoudiger te maken en kun jij collega’s of klanten sneller meenemen in de cijfers. Daarnaast zijn finance dashboards in Power BI zo in te richten dat je precies de analyses kunt uitvoeren zoals je wenst. Zo switch je eenvoudig van data van de laatste maand naar year-to-date overzichten, voeg je budgetlijnen toe, vergelijk je op een visuele manier de marges tussen verschillende kostenplaatsen en nog veel meer.

Voorbeelden van financiële dashboards uit de praktijk

  • Cashflowmonitoring:

    Een goed ingericht financieel dashboard in Power BI geeft je realtime inzicht in de stroom van binnenkomende en uitgaande kasstromen. Dit kan op verschillende niveaus worden weergegeven: van een overzicht van totale kasstromen tot gedetailleerde analyses per afdeling, klant of project. Met behulp van automatische dataverwerking kun je:

    • Waarschuwingen instellen: Word automatisch gewaarschuwd als de cashflow onder een bepaalde drempel komt of als er grote afwijkingen zijn ten opzichte van de verwachting.
    • Patronen herkennen: Ontdek trends en patronen in inkomsten en uitgaven, zoals seizoensinvloeden of de impact van nieuwe producten.
    • Voorspellingen doen: Maak gebruik van historische data om de toekomstige cashflow te voorspellen en zo beter te kunnen plannen.

Cashflow statement in Power BI

  • Budget versus realisatie:

    Met Power BI zie je in één oogopslag hoe prestaties zich verhouden tot het budget. Dit betekent dat je sneller kunt bijsturen bij afwijkingen. Dit kan op verschillende niveaus worden ingericht:

    • Overzicht per afdeling: Zie direct welke afdelingen onder of boven het budget zitten, inclusief visualisaties die deze afwijkingen benadrukken.
    • Drill-through-functionaliteit: Klik door op een specifieke afdeling of kostenpost om te zien welke transacties bijdragen aan de overschrijding of besparing.
    • Maandelijkse trends: Bekijk de uitgaven per maand en ontdek of afwijkingen structureel zijn of eenmalig.

Winst en verliesrekening dashboard Power BI

Hoe Power BI jou tijd bespaart en fouten voorkomt

  1. Automatiseer handmatige taken:
    Na de eenmalige opzet van jouw dashboard stel je Power BI zo in dat rapportages automatisch bijgewerkt worden, zonder handmatig knip- en plakwerk. Hierdoor houd jij je handen vrij voor andere taken, kan er meer aandacht gaan naar de daadwerkelijke analyse en sluit je fouten door handmatige input volledig uit.
  2. Data validatie:
    Door geautomatiseerde controles en waarschuwingen op onrealistische of afwijkende data voorkom je fouten in rapportages. Denk aan onjuist gemapte grootboekrekeningen of budgetoverschrijdingen die direct zichtbaar worden in je dashboard. Hierdoor behoud je beter grip op je cijfers en kun je proactief bijsturen in plaats van achteraf problemen oplossen.
  3. Samenwerking in de cloud:
    Met Power BI deel je de financiële dashboards eenvoudig met de directie, collega’s en stakeholders. Dit bespaart jou als finance manager of controller veel kostbare tijd. Daarnaast zorgt het ervoor dat alle belanghebbenden zelf kunnen analyseren met één versie van de waarheid.

Kortom, met Power BI kun je niet alleen veel kostbare tijd besparen, maar ook jouw financiële rapportages betrouwbaarder maken. Wil je weten hoe je Power BI optimaal kunt inzetten voor jouw financiële rapportageproces? Neem dan vooral contact met ons op voor vrijblijvend advies!