De blokkendoos van Microsoft Azure – Joep Martens (sr. Power BI consultant) neemt je mee!
Power Automate, Power BI, Power Apps, Power Query of Power Pivot – de termen vliegen je om de oren en jij vraagt je ondertussen af wat het allemaal inhoudt en vooral: hoe je de verschillende bouwstenen van Microsoft kunt combineren tot een oplossing die voor jou werkt. Wellicht ben jij op zoek naar de combinatie ‘automatisering’ en ‘inzicht in data’. Is dat het geval? Lees dan vooral verder. In dit artikel legt onze consultant Joep Martens uit hoe je Power BI en Power Automate kunt combineren, met als doel het aantal repetitieve taken te verminderen, bedrijfsprocessen te stroomlijnen, efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en de vergaarde data te verwerken in een dashboard om inzicht te krijgen in hoe de organisatie ervoor staat.
Joep Martens: ‘Power BI is de bekendste bouwsteen uit de blokkendoos van Microsoft, de BI tool van Microsoft waarmee je data kunt visualiseren, analyses kunt uitvoeren en dashboards kunt bouwen. Power Automate is relatief minder bekend onder leidinggevenden, ondernemers en directeuren. De naam verraadt het al een beetje, met Power Automate automatiseer je bedrijfsprocessen. Microsoft biedt honderden kant-en-klare connectoren, duizenden sjablonen en AI-assistentie, wat ervoor zorgt dat je relatief weinig code nodig hebt en met bouwstenen je proces inricht. Als medewerkers herhalende taken moeten uitvoeren kan dit bijna altijd geautomatiseerd worden. Zo besparen medewerkers tijd – tijd die ze kunnen gebruiken voor taken waar ze wél waarde mee toevoegen. Process Advisor kan vervolgens helpen met het registreren en visualiseren van je end-to-end processen met behulp van proces- en taakmining. Microsoft biedt begeleide aanbevelingen voor het ontwikkelen van deze stromen, waardoor je zelf minder uit hoeft te zoeken. Als laatste is het mogelijk om het proces nog slimmer te maken met AI, hiervoor gebruik je AI-builder. Met deze tool is het mogelijk om allerlei soorten documenten en databronnen in te lezen (denk aan e-mails, Pdf-bestanden, fax of bijvoorbeeld business kaartjes), om zo data-invoer volledig te automatiseren.
Wat betekent dit in de praktijk? Joep: ‘Stel, je hebt een proces staan waar binnen je op verschillende niveaus autorisatie nodig hebt. Bijvoorbeeld: een accountmanager heeft tot een dealbedrag van EUR 10.000 autorisatie nodig zijn of haar sales manager. Boven de EUR 10.000 is er autorisatie van de commercieel directeur vereist. Het CRM-systeem is niet toereikend, met veel heen en weer mailen en bellen tot gevolg. Met Power Automate is het mogelijk deze flow inclusief autorisatie te automatiseren. De flow begint bij de deal die door een accountmanager toegevoegd wordt. Afhankelijk van een in te richten autorisatiematrix wordt bepaald wie hiervoor toestemming moet geven. De flow verstuurt vervolgens automatisch een e-mail naar de desbetreffende persoon. Dit kan gescheduled worden, dus per deal of bijvoorbeeld per dag. Keurt bijvoorbeeld de commercieel directeur de deal goed dan wordt deze automatisch weggeschreven in de database en krijgt de accountmanager hiervan een update. Wordt de deal afgekeurd dan gaat deze terug de flow in en komt deze weer terecht bij de accountmanager. Uiteraard is het mogelijk om hier opmerkingen of labels aan toe te voegen’.
‘In de database wordt vervolgens alle data verzameld. Aan deze database kan een Power BI dashboard gekoppeld worden. Dit dashboard geeft vervolgens inzicht in bijvoorbeeld de waarde van het totaal aantal deals, gemiddelde waarde, de waarde per accountmanager, percentage goed- en afgekeurde deals, maar bijvoorbeeld ook gerealiseerde omzet vs. budget, klantwaarde en bonusregelingen. Het Power BI dashboard voorziet de sales manager en commercieel directeur van de juiste inzichten. Aan dit Power BI dashboard kunnen vervolgens ook andere databronnen gekoppeld worden, wat nog meer waarde aan het geheel toevoegt. De handmatige handelingen die overblijven zijn het toevoegen van een deal aan de flow door de accountmanager en het goed- of afkeuren van deze deal door de autorisator’.
Voorgenoemde autorisatieflow is een van de vele voorbeelden van processen die je kunt automatiseren met Power Automate en vervolgens inzichtelijk kunt maken met Power BI. Voor elke organisatie ligt de winst ergens anders. Wellicht ben jij iedere maand veel tijd kwijt aan facturatie, het sturen van e-mails naar klanten, het uitgeven van rapporten of het maken van projectvoorstellen – weet dat voor ieder tijdrovend proces vaak een goede oplossing bestaat. Zorg ervoor dat jij jouw kostbare tijd besteed aan zaken die direct waarde toevoegen aan jouw bedrijf en begin met het automatiseren van de rest!
