De acht belangrijkste KPI’s voor de operations manager

Als operationeel manager is het jouw verantwoordelijkheid om de dagelijkse operatie en processen zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Je zit dagelijks middenin de operationele modus, maar bent tegelijkertijd verantwoordelijk om de prestaties te rapporteren en verantwoorden aan andere belanghebbenden binnen de organisatie. Het succes van deze prestaties maak je meetbaar aan de hand van Key Performance Indicators (KPI’s). Deze bieden niet alleen inzicht in de prestaties, maar stellen je ook in staat om gerichte verbeteringen door te voeren. Een data-gedreven operatie is belangrijker dan ooit, en daarom helpen we je graag een handje door de belangrijkste KPI’s voor een operations manager op een rijtje te zetten.

Operationele KPI’s kun je van meerdere invalshoeken benaderen. De operatie, de dagelijkse bedrijfsvoering, is in alle afdelingen van de organisatie meetbaar. Denk aan financiën, marketing, productie, distributie en personeelszaken. Het is daarom van belang bij het visualiseren van jouw operationele KPI’s dat je de juiste weet uit te kiezen zodat het echt waarde toevoegt voor jouw operatie.

Acht belangrijke KPI’s voor de operations manager:

1. Doorlooptijd (Cycle Time): Een cruciale KPI voor een operations manager is de doorlooptijd. Dit verwijst naar de tijd die nodig is om een productieproces, project of taak te voltooien. Een kortere doorlooptijd duidt op een efficiëntere workflow en kan leiden tot een snellere levering van producten of diensten aan klanten.
2. Eerste keer goed (First Time Right): De mate waarin taken of processen correct worden uitgevoerd bij de eerste poging is essentieel. Een hoog percentage ‘eerste keer goed’ betekent meer producten die in één keer aan de kwaliteitscheck voldoen en dus minder herstelwerkzaamheden en herhaling oplevert, wat op zijn beurt de efficiëntie verhoogt en kosten verlaagt.
3. Voorraadniveaus: Effectief voorraadbeheer is van cruciaal belang voor jou als operations manager. Door de voorraadniveaus te monitoren, kun je over- of onderbevoorrading voorkomen, zodat je kosten effectief kunt beheren en de klant tevreden houdt.
4. Kwaliteitsniveaus: Het meten van de kwaliteit van producten of diensten is essentieel voor klanttevredenheid. Kwaliteits-KPI’s kunnen variëren, maar het verminderen van defecten per eenheid of het verhogen van het conformiteitspercentage zijn vaak belangrijke doelstellingen.
5. Capaciteitsbenutting: Door het meten van de capaciteitsbenutting heb jij snel inzichtelijk hoeveel van de beschikbare capaciteit, vaak uren van medewerkers en inhuur, daadwerkelijk wordt benut. Idealiter wil je dat dit percentage zo hoog mogelijk is omdat het dan aantoont dat jouw organisatie de beschikbare capaciteit zo effectief mogelijk benut. Het stelt je tegelijkertijd in staat om proactief te plannen en je aan te passen aan eventuele veranderingen in de vraag.
6. Leverbetrouwbaarheid: Het percentage orders en services dat op tijd wordt geleverd aan klanten. Het handhaven van een hoog niveau van leverbetrouwbaarheid is cruciaal voor klanttevredenheid en het behoud van een positieve reputatie.
7. Onderhoudsindicatoren: Het bijhouden van gepland en ongepland onderhoud om ervoor te zorgen dat apparatuur optimaal presteert. Dit vermindert ongeplande stilstand en verlengt de levensduur van de apparatuur.
8. Klanttevredenheid: Het monitoren van de klanttevredenheid draagt bij aan het optimaliseren van de dagelijkse operatie. Het geeft aan hoe de organisatie voldoet aan de wensen van de klant wat betreft het product en/of dienst, en biedt nuttige inzichten voor verbetering. Uiteindelijk draait het natuurlijk allemaal om de tevreden klant!

Van losse data naar gevisualiseerde stuurinformatie

Nu we een paar KPI’s voor je op een rijtje hebben gezet rest natuurlijk de vraag: “Wat kan ik met al deze verzamelde data en hoe maak ik dit nou inzichtelijk?”

Juist! Door middel van een intuïtief en eenduidig overzicht in een Power BI dashboard. Met een goed operations dashboard heb jij al jouw belangrijkste KPI’s bij elkaar en op een intuïtieve manier gevisualiseerd, zodat dit ook eenvoudig te vertalen is naar jouw collega’s en andere belanghebbenden. Het stelt je in staat om eenvoudig en snel periodes met elkaar te vergelijken, eventuele voorspellingen te doen, dieper in te gaan op operationele bottlenecks, trends te analyseren en nog veel meer. Zo haal je meer waarde uit de data en heb je de juiste handvaten om de operatie te kunnen sturen.

Ben jij benieuwd hoe een operations dashboard eruit kan zien?