Brandjes aan het blussen of successen aan het vieren die je niet aan zag komen?

Lukt het niet om jouw bedrijf of afdeling pro-actief en tijdig bij te sturen? Loop je vaak achter de feiten aan en kom je er te laat achter als ergens bloed uit loopt? Dan ben je niet de enige. Veel DGA’s, directeuren en managers beschikken niet over de juiste stuurinformatie op het juiste moment. Gevolg is error management in plaats van voortijdig ingrijpen. 

Aan oorzaken ontbreekt het niet: we gaan op in de waan van de dag, vinden het lastig om waardevolle KPI’s te formuleren, hebben moeite met interpretatie en analyse of data is incompleet of inconsistent. Helemaal in relatief kleinere organisaties is er vaak geen ruimte voor een data analist of controller die jou voorziet van waardevolle inzichten. Gevolg? Jij bent of brandjes aan het blussen of successen aan het vieren die je niet aan had zien komen.

Hoe kun je er nou voor zorgen dat je met beperkte middelen en kennis wel een stapje in de juiste richting kunt zetten? En nee, je hoeft niet morgen meteen een volledig data-gedreven organisatie te zijn om een verschil te ervaren. Ons advies is altijd om klein te beginnen en vanuit daar verder te bouwen. Maar waar begin je? En wanneer is het zinvol om bijvoorbeeld over te stappen van Excel naar een BI tool? Onderstaand stappenplan kan hierbij helpen.

1. Breng in kaart welke KPI’s relevant zijn voor jouw business en waar jij daadwerkelijk invloed op hebt – Beslis vervolgens wat de norm moet zijn: wanneer doe je het goed en wanneer doe je het slecht? Vergelijkingen met budget, business plan of cijfers van vorige jaren helpen hierbij en bieden context. Begin klein en kies maximaal 5 KPI’s. .
2. Stel vervolgens vast hoe je deze KPI’s wilt meten – Definieer dit en bepaal welke data, uit welk systeem je nodig hebt en stel de frequentie vast. Vaak verschilt dit per KPI, sommige KPI’s zijn dagelijks relevant (bijvoorbeeld operationele KPI’s), andere op maandniveau (denk aan tactische KPI’s).
3. Maak iemand binnen of buiten de organisatie verantwoordelijk – Benoem een collega die verantwoordelijk is voor het bijwerken van de KPI’s in een dashboard. Dat kan in het begin prima in Excel maar dan wel zo gevisualiseerd en eenvoudig mogelijk. De acceptatie van stuurinformatie valt of staat bij de betrouwbaarheid van de indicatoren, onderliggende data, en het begrijpen van die indicatoren en de onderlinge verbanden tussen die KPI’s.
4. Plan meetings! – Maak ruimte in de agenda’s om de indicatoren om vaste momenten met elkaar te bespreken en koppel concrete acties of verbetervoorstellen aan de uitkomsten van de KPI’s. Vooral als de trend negatief is zal je snel moeten ingrijpen en actie moeten ondernemen. Vervolgens is het zaak om de acties te monitoren en vast te stellen of de negatieve trend na verloop van tijd in het dashboards een positieve ontwikkeling laat zien.

Met deze stappen zet je de eerste stappen in de richting van een data-gedreven organisatie, je creëert een feedback loop en acteert op hetgeen wat gebeurd in jouw organisatie. Ben je al wat verder dan zou je in de volgende fase de KPI’s in een business plan, als afgeleide van je strategie, kunnen vastleggen en deze monitoren gedurende het jaar. Vervolgens zorg je ervoor dat updates in jouw dashboard geautomatiseerd worden zodat er geen handmatige bewerkingen meer nodig zijn. Ben je weer een stap verder dan wordt het interessant om verschillende databronnen te combineren, zodat er kruisverbanden gelegd kunnen worden. Dit is vaak het punt om een BI tool te implementeren, daar deze meer geschikt zijn om veel data in te verwerken en verschillende bronnen te koppelen. Een tool als Power BI (beschikbaar in office 365) is veiliger, visueel aantrekkelijker en minder foutgevoelig. Zodra het dashboard staan dan heb je twee mogelijkheden, zelf onderhouden of uitbesteden – uiteraard volledig afhankelijk van interne kennis.