De zes belangrijkste KPI’s binnen recruitment en detachering

Data-gedreven werken in recruitment? Juist in recruitment! Recruitmentbureaus zijn target gedreven, de individuele bijdrage van consultants en recruiters is belangrijk en meetbaar. Hoe staan ze ten opzichte van target? Welke inspanning leveren ze voor een bepaalde output? Op welke vlakken kunnen ze van elkaar leren? Maar ook, wat is de toegevoegde waarde per gedetacheerde? Inzoomen op individueel niveau is de sleutel naar succes binnen recruitment en detachering, juist omdat daar de winst behaald wordt. Een Power BI dashboard biedt hiervoor bij uitstek legio mogelijkheden. Weten hoe? Je leest het hier.

KPI’s, we kennen ze allemaal. Ze helpen jouw organisatie vooruit door concrete vooruitgang te tonen richting gestelde doelen. Deze meetbare waarden zorgen ervoor dat jij als ondernemer of manager weet hoe de zaken ervoor staan. Strategische – data gedreven – keuzes maken is de weg naar succes. Maar hoe zit dit precies in de recruitment en detachering? Welke KPI’s zijn belangrijk en hoe krijg je deze inzichtelijk?

De 6 belangrijkste KPI’s binnen recruitment en detachering:

1. Klant- en kandidaat tevredenheid: Middels bijvoorbeeld een NPS score meet je hoe zowel klanten als kandidaten jou waarderen. Verkrijg nieuwe inzichten en optimaliseer jouw dienstverlening. Maar liefst 62% van de recruitment- en detacheringsbureaus noemen klant- en kandidaat tevredenheid als belangrijkste KPI, omdat gemiddeld 57% van de omzet gemiddeld uit bestaande relaties komt en een tevreden kandidaat zorgt voor een tevreden klant.
2. Fill ratio: Het aantal plaatsingen ten opzichte van het aantal aanvragen, het bewijs van efficiëntie voor een bureau. Een lage fill ratio is een reden om meer te meten, wat gaat er fout in het proces? Is het team groot genoeg? Welk type functies worden niet ingevuld?
3. Hit ratio: Het aantal plaatsingen ten opzichte van het aantal voorgestelde kandidaten. Hiermee worden prestaties van recruiters vergeleken – daarnaast geeft het inzicht in de kwaliteit van voorgestelde kandidaten.
4. Time to fill: Monitor en optimaliseer het proces tussen het eerste contact met een kandidaat en de uiteindelijke plaatsing door bottlenecks en pijnpunten te identificeren.
5. Marge, omzet of uren: Verkrijg inzichten in de marge op deals, omzet (per recruiter) en uitstaande uren. Kijk vervolgens naar toegevoegde waarde per gedetacheerde, kostprijzen, marge, inzet vs. verlof e.d.
6. Aantal vacatures of opdrachten: Ontdek op tijd veranderingen in vraag en aanbod omtrent openstaande vacatures en lopende opdrachten

Indicatoren kunnen per bureau kunnen verschillen, het meten van de juiste waarden zorgt er echter in alle gevallen voor dat bureaus efficiënter, effectiever en daarmee winstgevender worden. Meten is immers weten, en de organisaties die tijdig kunnen bijsturen omdat zij over de juiste informatie beschikken blijven voor op de concurrentie. Heb jij eenmaal helder waar jij op wilt sturen? Dan ben je toe aan het implementeren van een BI tool en het (laten) bouwen van een dashboard.

Benchmark zowel intern als extern

De diverse visualisatiemogelijkheden binnen een Power BI dashboard kunnen jou als arbeidsbemiddelaar veel inzichten bieden. Door de juiste visualisatie van je data zie je sneller patronen, trends en uitschieters. Dit stelt je in staat om sneller en efficiënter actie te ondernemen. Niet alleen dat, maar ook stelt Power BI je in staat om door middel van filters, slicers en drillthroughs in te zoomen op individuele deals, kandidaten of recruiters. Zo krijg je niet alleen een overzicht van het grote plaatje, maar kun je ook tot in de kleinste details inzicht verkrijgen.

Door bepaalde benchmarks te stellen wordt de voortgang ten opzichte van je gestelde doelen een stuk tastbaarder. Deze benchmarks kunnen zowel intern als extern zijn. Vergelijk bijvoorbeeld de omzet van dit jaar met vorig jaar, of het aantal plaatsingen van deze maand met drie maanden geleden. Vergelijk met algemene cijfers en kijk hoe jouw organisatie het doet ten opzichte van de concurrent. Een Power BI dashboard met zulke intuïtieve visualisaties verbetert de interpretatie van de cijfers.

Een van de vele voordelen van een Power BI dashboard is de mogelijkheid om inzichten eenvoudig te delen met andere afdelingen binnen de organisatie. Dankzij de row-level security kun je zelf bepalen wie toegang heeft tot welke data binnen het dashboard. Hiermee kunnen alle relevante stakeholders binnen de organisatie profiteren van de juiste stuurinformatie.

Integreer jouw gegevens

Middels een API of ingebouwde koppeling met Power BI is het mogelijk om de data rechtstreeks uit jouw recruitment software te ontsluiten. Hiermee bespaar je veel tijd en moeite op het handmatig exporteren van bestanden. Om een nóg vollediger beeld te krijgen is het mogelijk om verschillende databronnen te integreren. Zo heb je niet alleen alle gegevens uit jouw recruitment software, maar ook data uit andere bestanden die gezamenlijk waardevolle inzichten kunnen bieden.

Al met al kan het gebruik van een Power BI dashboard enorm helpen binnen de arbeidsbemiddeling. Waar binnen de meeste bureaus wordt gestuurd op bepaalde targets, blijft het vaak nog lastig om de voortgang daadwerkelijk inzichtelijk te krijgen. Echter, door de juiste KPI’s te meten en deze op een intuïtieve manier weer te geven, kun je sneller actie ondernemen, processen optimaliseren en uiteindelijk de gestelde doelen behalen.