Excel vs PowerBI: welke tool heb jij nodig?
Dat er een relatie bestaat tussen adequate rapportages en een verbetering in het bedrijfsresultaat is inmiddels algemeen bekend. Dat deze relatie sterk afhankelijk is van een derde factor, namelijk het kiezen van de juiste tool, is iets minder bekend. Niet zelden komen klanten bij ons terecht met een Excel-vraagstuk en helpen wij ze uiteindelijk met een PowerBI oplossing – en vice versa. De beste keuze hangt af van het doel van de rapportage: Wat wil je ermee bereiken en waar gaat het voor dienen? Oftewel: waar moet de tool toe in staat zijn?
Zowel Excel als PowerBI is onderdeel van Microsoft, beide tools worden gebruikt voor het verwerken van data en analyses. Excel is gereleased in 1985, PowerBI is sinds 2011 op de markt. Zoals gezegd: het potentieel van beide tools hangt af van wat je ermee beoogd.
PowerBI stelt ons in staat om vanuit een groot aantal databronnen (denk aan Excel spreadsheets, datawarehouses, cloud services, big data tools etc.) visualisaties te maken. Hier zit een groot verschil met Excel, namelijk dat Excel met een gelimiteerd aantal databronnen kan connecten. Uiteraard zijn hier work-arounds voor te bedenken, maar grote valkuil daarbij is de foutgevoeligheid en daarmee de betrouwbaarheid van je dashboards. Daarnaast zit er een verschil in de hoeveelheid te verwerken data. Ga je aan de slag met big data dan is het raadzaam om PowerBI te gebruiken, daar Excel een minder grote hoeveelheid data kan verwerken. Ook verwerkt PowerBI data sneller, is het eenvoudiger om vergelijkingen te maken tussen tabellen, rapportages of datafiles, is het gebruikersvriendelijker dan Excel, minder foutgevoelig en tilt het de visualisaties naar een volgend niveau. Als laatste zorgt PowerBI ervoor dat je eenvoudiger doorsnedes en selecties kunt maken in rapportages.
Echter, heb je als doel om data te manipuleren of transformeren? Wil je vooral calculaties uitvoeren, gebruik kunnen maken van wiskundige formules en/of complexe tabellen? Kies dan Excel. Excel biedt daarnaast de mogelijkheid om meer in de data te wijzigen (met als nadeel foutgevoeligheid) en is daarom met name geschikt voor mensen die weten wat ze doen, ook het genereren van ad hoc rapportages blijft het makkelijkste vanuit deze tool.
De een beter dan de ander? Sluit de een de ander uit? Beide niet waar. Excel heeft inmiddels ook een interface met PowerBI, waardoor Excel eenvoudig als databron kan worden gebruikt en PowerBI als visualisatietool. Belangrijkste take-away? Bepaal eerst het doel, selecteer dan de tool.
